JOB IN MINEMBWE/ OFFRE D'EMPLOI A MINEMBWE

-------------------------------------------------------------------------------- Coordinateur de terrain / Field Coordinator Sector: Program Management Location: DR Congo Employee Type: Regular Employee Category: Full Time -------------------------------------------------------------------------------- Description An English Description Will Follow: Le bureau de terrain de l'IRC à Minembwe est situé dans un lieu reculé où les conditions de sécurité sont imprévisibles. Le Coordinateur de terrain, basé à Minembwe, est à la tête du bureau et il est responsable de tous les éléments de sécurité, de logistique, d'administration, de ressources humaines et de finance qui sont mis en œuvre à partir de ce bureau dans la zone de programmation. Il est également chargé de superviser la mise en œuvre au quotidien des programmes de lutte contre la violence de genre (GBV), en coordination étroite avec les Coordinateurs de programme de santé et de GBV basés au bureau provincial de Bukavu. Le portefeuille programmatique actuel de la région de Minembwe aborde la santé primaire, la santé reproductive et la violence de genre, et comprend des interventions occasionnelles de réponse d'urgence. Le budget de programmation de la région du bureau de terrain pour la mise en œuvre des programmes est de plus de 2 millions de dollars par an. Quarante personnes travaillent au bureau de Minembwe et dix autres à l'antenne de Mikenge, située dans la zone sanitaire voisine d'Itombwe et également sous la responsabilité du Coordinateur de terrain. RESPONSABILITÉS Gestion des opérations et des finances Mettre en œuvre et documenter l'ensemble des procédures administratives, financières et logistiques de l'IRC, et veiller à leur respect par tout le personnel en tout temps. Mettre en œuvre les systèmes logistiques et veiller à leur conformité aux protocoles de l'IRC et des donateurs : suivi des actifs de l'IRC, système de gestion informatisée des stocks et système d'approvisionnement. Effectuer des audits réguliers et résoudre les problèmes en lien avec l'approvisionnement, la gestion des stocks, les contrats fournisseurs et la gestion et le traitement des actifs. Mettre en œuvre, réviser et maintenir des contrôles financiers internes et un système de gestion de la trésorerie vérifiables. Assurer l'exactitude des rapports financiers ainsi que leur conformité aux exigences de l'IRC et des donateurs. Effectuer des visites de terrain régulières pour superviser et soutenir le personnel IRC du bureau de Mikenge et des autres antennes de terrain de la région. Garantir la transparence financière de toutes les dépenses réalisées par l'IRC dans la zone opérationnelle de Minembwe en assurant le suivi de la mise en œuvre des procédures financières et logistiques, et en effectuant des visites de terrain régulières pour superviser les activités programmatiques. Administration/RH Assurer la gestion quotidienne des RH (ex. recrutement, congés, gestion des performances) pour tout le personnel basé à Minembwe. Veiller à ce que le Code de conduite IRC et le Règlement interne soient entièrement compris et appliqués par l'ensemble du personnel de Minembwe. Apporter orientation et inspiration à l'équipe de Minembwe afin de préserver un environnement de travail professionnel et harmonieux en dépit des contraintes liées à l'isolement et la sécurité du contexte local. Représentation Établir de bons rapports avec les autorités locales et autres leaders locaux de la région, promouvoir et préserver l'acceptation de la présence de l'IRC et de la programmation dans la région, et entretenir de bonnes relations avec les membres de la communauté locale. Sécurité Assumer la responsabilité globale de la sécurité et de la sûreté de l'ensemble du personnel et des actifs de l'IRC dans la zone de compétence. Assurer la liaison avec les Nations Unies (MONUSCO), les autres agences et les autorités locales, rester continuellement informé de l'évolution de l'environnement sécuritaire dans la région, et communiquer une analyse solide et des recommandations au bureau provincial de Bukavu sur une base régulière. Développer et mettre constamment à jour les procédures et protocoles écrits de sécurité. Veiller à ce que l'ensemble du personnel soit adéquatement formé à l'utilisation de tout l'équipement de communication. Mise en œuvre du programme. Veiller à ce que les activités programmatiques de l'IRC à Minembwe soient mises en œuvre comme prévu, en étroite coordination avec les Coordinateurs de programme Santé et GBV du bureau de Bukavu. Communiquer aux Coordinateurs toutes les modifications de planifications rendues nécessaires par les questions de sécurité et autres contraintes opérationnelles. En cas de besoin, fournir une supervision et un soutien opérationnel aux activités programmatiques de réponse d'urgence dans la zone d'opération, en coordination avec le Coordinateur de programme RRMP (réponse d'urgence) de Bukavu. Assurer la coordination et la supervision de la production, par les Responsables de programme, de rapports détaillés réguliers sur l'avancement du projet à l'intention des Coordinateurs. Aider au développement d'argumentaires et de budgets pour la proposition de projets, en coordination avec les chefs de projet, selon les besoins. Ce poste est sous la supervision du Directeur provincial adjoint des opérations (DPDO) du Sud Kivu, basé dans le bureau provincial de Bukavu. EXIGENCES Master souhaité, préférablement dans le développement international ou la gestion ; Au moins 3 ans d'expérience professionnelle auprès d'ONGI dans des pays en développement, de préférence en Afrique, et une expérience significative de travail dans un contexte non sécurisé ; Expérience professionnelle dans la gestion de sécurité, la logistique, la finance et l'administration au sein d'une ONGI ; Capacité démontrée à gérer du personnel de terrain ; Excellentes compétences en communication interculturelle ; Compétences en résolution des problèmes et prise de décision ; Solides compétences informatiques et rédactionnelles pour la production de rapports ; Souplesse, capacité à travailler de façon indépendante et à respecter les délais ; Capacité et motivation à travailler dans un environnement non sécurisé et isolé, et à rester calme sous la pression ; Expérience d'utilisation de radios HF (CODAN), de radios VHF et de téléphones satellites ; Maîtrise courante du français parlé et écrit ; bonne maîtrise de l'anglais parlé et écrit ; SITUATION DE SÉCURITÉ SPÉCIFIQUE/HÉBERGEMENT Le bureau de terrain de Minembwe est situé dans une région très reculée de conflit latent mais persistent entre le gouvernement et plusieurs groupes armés. Des mesures de sécurité sont en place (installations sous surveillance, équipement de communication). L'hébergement fourni est basique mais confortable. Il est équipé de façon à être raisonnable et adapté au contexte. ****** The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises and helps people to survive and rebuild their lives. Founded in 1933 at the request of Albert Einstein, the IRC offers lifesaving care and life-changing assistance to refugees forced to flee from war or disaster. At work today in over 40 countries and 22 U.S. cities, we restore safety, dignity and hope to millions who are uprooted and struggling to endure. The IRC leads the way from harm to home. SCOPE The IRC field office in Minembwe is located in a remote environment with unpredictable security conditions. The Field Coordinator, based in Minembwe, is head of the office and is responsible for all aspects of security, logistics, administration, human resources and finance that are implemented from that office and in the area of program implementation. He/she is also responsible for overseeing daily program implementation of health and gender-based violence (GBV) programs, in close coordination with the Health and GBV Program Coordinators who are based in the Bukavu provincial office. The current program portfolio in the Minembwe area includes primary health care, reproductive health, gender-based violence, and occasional interventions for emergency response. The programming budget for the field office area of program implementation is over $2 million per annum. There are 40 local staff based in the Minembwe office and 10 staff based in the ‘antenna’ office in Mikenge, which is located in the neighboring health zone of Itombwe and also falls under the Field Coordinator’s area of responsibility. RESPONSIBILITIES Operations and Financial management Implement, document and ensure that all IRC administrative, financial and logistics procedures are applied at any time by all staff. Implement and monitor logistics systems that conform to IRC and donor protocols: IRC assets tracking, computerized warehouse management system, and procurement system Regularly audit and address problems with procurement, warehouse management, vendor contracts, and asset management and disposal. Implement, revise, and maintain verifiable internal financial controls and cash management system. Ensure that financial reports are accurate and meet IRC and donor reporting requirements. Conduct regular field visits to provide monitoring and support for IRC staff in the Mikenge office and other field locations in the area Guarantee the financial transparency of all expenses made by the IRC in the Minembwe operational zone, by following up on the implementation of financial and logistics procedures, and by carrying regular field visits to monitor program activities. Admin/HR Ensure the daily HR management (e.g. recruitment, holidays, performance management) of all staff based in Minembwe. Ensure that the IRC Code of Conduct and Internal Rules and Regulations are fully understood and implemented by all Minembwe staff. Provide guidance and inspiration to the Minembwe team in order to maintain a professional and harmonious work environment despite the constraints linked to isolation and security of the local context. Representation Establish a good rapport with local authorities and other local leaders in the area, to promote and maintain the acceptance of IRC presence and programming in the area and ensure good relations with members of the local community. Security Assume overall responsibility for the security and safety of all IRC staff and assets in the area of responsibility. Liaise with UN (MONUSCO) and other agencies and local authorities, remain continually informed of the evolution of the security environment in the area and communicate sound analysis and recommendations to IRC provincial office in Bukavu on a regular basis Develop and continually update written security procedures and protocols. Ensure that all staff are adequately trained in the use of all communications equipment Program implementation Ensure that IRC program activities in Minembwe are implemented as planned in close coordination with the Health and GBV Program Coordinators in Bukavu office Communicate any necessary changes in planning due to security or other operational constraints to the Coordinators Provide oversight and operational support to emergency response program activities in the area of operation when required, in coordination with the RRMP (Emergency Response) Program Coordinator in Bukavu Coordinate and review the production of regular narrative reports on project status from the Program Managers to the Program Coordinators Assist with the development of project proposal narratives and budgets in coordination with project managers, as needed This position reports to the Deputy Provincial Director for Operations (DPDO) for South Kivu, who is based in the Bukavu provincial office. REQUIREMENTS Masters degree preferred, ideally in international development or management; Minimum of 3 years experience working with INGOs in developing countries, preferably in Africa and with substantial experience working in an insecure context; Professional experience in security management, logistics, finance and administration while working with an INGO; Demonstrated ability to manage field staff; Excellent cross-cultural communication skills Problem-solving and decision-making skills; Strong computer and report writing skills; Flexibility, ability to work independently and meet deadlines; Ability and will to live/work in an insecure and isolated environment and remain calm under pressure; Experience working with HF radios (CODAN), VHF radios, satellite telephones; Fluency in spoken and written French; good spoken and written English; SPECIFIC SECURITY SITUATION/HOUSING The Minembwe field office is located in a very remote area of latent but persistent conflict between Government and multiple armed groups. Security measures are in place (guarded compounds, communication equipment). Housing provided is basic but comfortable. It is equipped to be reasonable and appropriate to the context.